¿Todavía usas Excel? Las ventajas de un ERP para PYMES

¿Todavía gestionas tu PYME con hojas de Excel? Si es así, seguramente ya habrás experimentado los problemas que surgen de esta gestión manual: datos dispersos, errores humanos, caos entre departamentos.. A medida que tu empresa crece, la complejidad de estas tareas se vuelve cada vez más difícil de manejar, lo que se puede traducir en decisiones equivocadas y pérdidas de tiempo. Pero la solución a este problema manual ya está inventada. En este artículo queremos presentarte las ventajas ERP para PYMES o software de gestión para una gestión más automatizada, organizada y accesible.

¿Sigues usando Excel y sus limitaciones?

Si has estado usando Excel para gestionar el dinero que entra y sale, inventarios o recursos humanos de tu PYME, seguro que ya sabes lo fácil que es cometer errores:

• un dato mal ingresado
• una fórmula olvidada
• un archivo que se corrompe sin previo aviso.

¡Que te cuesta mucho dinero de reparar! Es una pérdida más con la que no contabas.

Encima cuando vas creciendo y tienes cada vez más empleados a cargo del mismo documento de Excel el caos es posible; uno ingresa datos que tiene y otro los cambia por otros diferentes.

Aunque Excel siempre ha sido y será útil para tareas simples, se queda corto cuando hablamos de gestionar un negocio que está en crecimiento como lo es una PYME.

Excel tiene unas limitaciones que no tiene un ERP automatizado:

• No se actualiza en tiempo real por sí solo (hay que hacerlo manualmente y con el control de que el empleado que lo haga no cambie el trabajo de otro)
• La integración con otras herramientas no es habitual
• No ofrece seguridad. Los datos están ahí, en una carpeta «privada». Pero ¿cuánto de privada?

Por qué tu PYME necesita un software de gestión

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) van creciendo continuamente, lo que sinifica que cada vez tienen más ingresos, más empleados, y/o más productos, por ejemplo. Gestionar todo esto es fácil con un Excel cuando sois 3 empleados con 3 clientes; pero no cuando sois 50 empleados y 100 clientes.

Un software te permite centralizar toda esta información en una sola plataforma. Y, además, permite su automatización, lo que simplifica todo el proceso y es un alivio tanto para directores como para empleados a la hora de tomar decisiones rápidas y precisas.

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Ventajas del ERP

Probablemente ya puedes intuir cuáles son estas ventajas frente a programas generalistas como Excel.

Entre las principales se encuentra:

Automatización de procesos

Sin duda una de las mayores ventajas de ERP, por no decir la principal, es la automatización.

Esto permite que dejemos atrás la introducción de datos de forma manual, con el peligro que supone eso especialmente en el ámbito financiero, de forma automatizada donde todo se actualiza de forma digital.

En otras palabras, no cometerás errores en el IVA o el IRPF de tus facturas porque no habrá fallo humano posible.

Acceso en tiempo real a datos clave

Con Excel, los datos no se actualizan automáticamente. Si varias personas trabajan en el mismo archivo, pueden estar trabajando con versiones diferentes y, al final, los resultados no serán coherentes.

Con un software de gestión, toda la información se actualiza en tiempo real de forma 100% automatizada. Ya no tendrás que esperar a que alguien envíe la última versión de un archivo para saber cómo están las cosas en tu empresa.

Seguridad y protección de datos

El archivo de Excel es vulnerable en tu ordenador. Se pueden perder los datos por un error informático o, lo que es peor, pueden sufrir un ataque de hackeo ¡y robártelo!

Con un programa de gestión esto es más complicado:

• Tienen copias de seguridad automáticas
• Acceso restringido según roles
• Protección de datos en la nube

Gestión de varios departamentos en un solo lugar

Otra ventaja de ERP es que en un solo lugar puedes gestionar todos los departamentos de tu empresa: el financiero, el inventario e incluso el de recursos humanos.

Todo en uno, pero de manera organizada.

Mejora de la productividad

Como una de las últimas pero importantes ventajas de usar un ERP para la empresa es que permite el aumento de la productividad.

Sí, a mejor gestión, mayor productividad. Con un software se optimizan las tareas diarias, tediosas y manuales, como son la facturación o el control de inventarios, permitiendo acabarlas en poco tiempo e invirtiendo más tiempo en las tareas relevantes.

El mejor software de gestión para PYMES

Para acabar con la pérdida de tiempo de Excel, IFN Software trabaja con Kriter Suite para garantizar esta automatización desde el día 1 y optimizar tu empresa y obtener todas las ventajas de un ERP en la nube.

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